Om ervoor te zorgen dat nieuwe inwoners zich echt welkom voelen in onze gemeente hebben we afgelopen jaar voor het eerst een bijeenkomst voor nieuwe inwoners georganiseerd. Tijdens deze bijeenkomst in het gemeentehuis werden ze hartelijk welkom geheten door de burgemeester en waren collegeleden, raadsleden en ambtenaren aanwezig om hen te informeren over wat de gemeente voor hen kan betekenen onder het genot van een hapje en een drankje. Voor elke inwoners was er een welkomstpakketje bestaande uit enkele streekproducten en een Pas van Dronten. Jaarlijks verwelkomen we 1.200 nieuwe inwoners. We organiseren twee keer per jaar een bijeenkomst. Niet alle nieuwe inwoners komen naar de bijeenkomst. Wel is er voor ieder van hen een Pas van Dronten met een tegoed van € 10.

0,35 fte Citymarketing SEA Groep Wervingskracht (€ 30.000 structureel)
Met de uitvoering van de economische visie 2015 zijn vijf kerngroepen actief om de relevante thema’s te borgen en om initiatieven in de samenleving de ruimte te geven.
De gemeente heeft daarbij de rol van actieve partner en regisseur.

In de kadernota 2017 is voorgesteld SEA-werkgroep Wervingskracht te versterken en dat dat wellicht leidt tot het onderbrengen van citymarketing in een ‘stichting’.
Met het Jaarprogramma Dronten promotie 2018 heeft het college, vooruitlopend op het meerjarenprogramma, vastgesteld dat het op afstand zetten van citymarketing geen doel is op zich. Het programma ziet er op dat het mogelijk op afstand zetten het vervolg wordt van een natuurlijk proces. Het programma wil bovendien aansluiten op de opbrengst van de contacten en bijeenkomsten, die er hebben plaatsgevonden in de aanloop naar het ingezette programma van 2017. De focus van de gemeentelijke inbreng komt met name te liggen in het bewaken van de samenhang van de vervlochten en ontvlochten factoren.
In 2018 is ingezet op het ondersteunen van een vernieuwde SEA Groep Wervingskracht. Voor deze SEA Groep wordt € 30.000 per jaar gevraagd voor personele ondersteuning.

Wij spannen ons continu in voor een verdere professionalisering van onze inkoopfunctie. De nieuwe aanbestedingswet, de wijziging van de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen en opmerkingen en aanbevelingen van de accountant waren aanleiding voor het opstellen van een inkoopverbeterplan en een nieuw, geactualiseerd inkoopbeleid. Deze zijn in het najaar van 2017 door het college vastgesteld. Het verbeterplan wordt in 2018 verder uitgevoerd. Hiermee zijn de kaders volgens de nieuwe aanbestedingswet opnieuw vastgesteld. We voldoen hiermee aan de maatschappelijke verwachting dat een professionele gemeentelijke organisatie doelmatig inkoopt en aanbesteedt. Daarnaast voldoet de inkoopfunctie aan de eisen van Europese en nationale wetgeving.

Ter verbetering en borging van een professionele inkooporganisatie is het noodzakelijk om de inkoopfunctie structureel uit te breiden met een fulltime senior inkoopadviseur en 0,2 fte voor uitbreiding van de uren van de huidige medewerker inkoop en contractbeheer. Op dit moment huurt de afdeling vanuit tijdelijke ruimte een senior en medior inkoop adviseur in. Tevens worden vanuit de tijdelijke ruimte de extra uren van de medewerker inkoop en contractbeheer betaald.

De huidige, vaste formatie van het inkoopteam is met slechts 0,6 fte medior inkoopadviseur en 0,6 fte medewerker inkoop en contractbeheer ontoereikend voor een organisatie met de omvang van de gemeente Dronten:

1. De jaarlijkse inkoopuitgaven bedragen ca. € 72 mln. Dit rechtvaardigt minimaal 2 fte inkoopadviseur;
2. Door de decentralisatie van taken sociaal domein is de vraag naar specialistische inkoopkennis en capaciteit fors toegenomen. Sinds de decentralisatie is het inkoopvolume verdubbeld van € 1000 naar  € 2.000 per inwoner per jaar;
3. De aanbestedingswet is recent flink aangescherpt. Zo moet alle externe inhuur -voorheen vallend onder een licht aanbestedingsregime - Europees aanbesteed worden. Dit betekent 2 à 3 additionele Europese aanbestedingen per jaar;
4. Het op orde brengen en houden van inkoopdossiers is een wettelijke verplichting. In het kader van het inkoopverbeterplan is deze taak inmiddels centraal belegd bij inkoop zodat uitvoering gegeven kan worden aan de door de accountant geconstateerde onvolkomenheden (dossiers bleken incompleet of in het geheel niet aanwezig);
5. Door de toename van het aantal contracten (vooral binnen sociaal domein) is extra capaciteit noodzakelijk voor het beheer ervan.

Tot slot, een professionele inkoopfunctie helpt de gemeente:

• Doelstellingen te realiseren:
  • via de relaties die met leveranciers worden aangegaan;
  • via de prestaties die de leveranciers aan of namens de gemeente leveren;
• De juiste balans te vinden tussen doelmatigheid, rechtmatigheid en economische doelstellingen voor de regio;
• Onrechtmatigheid te voorkomen (onrechtmatigheid straalt af op de gehele organisatie);
• Bij het vervullen van haar publiek-maatschappelijke taak, ethiek en integriteit zijn daarbij belangrijk.

Licentiekosten zaaksysteem (€ 50.000 structureel)
Dit betreft de kosten die de leverancier van ons zaaksysteem ons voor het gebruik jaarlijks in rekening brengt. De afgelopen jaren werd dit betaald vanuit het Programma Verbetering Dienstverlening, maar dit betrof incidenteel budget.

Beheer Enterprise Service bus (ESB) (€ 24.000 structureel)
De ESB vertaalt de informatie van de landelijke voorzieningen naar onze eigen ICT-systemen. Het gebruik van de landelijke voorzieningen door onze ICT-systemen is een wettelijke verplichting. Daarnaast is dit een dermate specifiek en complex kennisgebied, dat wij niet in staat zijn deze deskundigheid intern op te bouwen en te onderhouden.

Aanbesteding ICT-beheer Transitiekosten (risico)

De aanbesteding van ons technisch- en werkplekbeheer ICT kan betekenen dat we een andere leverancier krijgen. Dit betekent dat er een kans / risico bestaat op extra eenmalige kosten als gevolg van deze wijziging.

De jaarlijkse kosten voor het technisch- en werkplekbeheer ICT zullen in het nieuwe contract toenemen als gevolg van aanvullende eisen. Deze eisen zijn ondermeer gestoeld op het gebied van een hogere informatieveiligheid, nieuwe wetgeving, marktontwikkelingen en een verhoging van de dienstverlening aan de samenleving. Daarnaast willen we in het nieuwe contract ook flexibele ruimte houden om tussentijdse wijzigingen in de basisinrichting door te voeren.

0,3 fte Pas van Dronten (€ 47.500 structureel)
In september 2016 lanceerde de gemeente Dronten de Pas van Dronten. Met de Pas van Dronten kunnen inwoners voordelig leuke dingen doen, sporten, winkelen of een dagje uit. Sinds de lancering van de Pas van Dronten is het aantal producten op de pas uitgebreid (o.a. toegankelijkheidsbijdrage, mantelzorg compliment en kerstgeschenk ambtenaren als tegoed). De scope van de Pas van Dronten is hiermee veel breder geworden dan alleen het armoedebeleid. De kosten van de algemene uitvoering van de Pas van Dronten drukken nu nog grotendeels op de personeelskosten van team Samenleving en begroting van het armoedebeleid (beleidsplan 2015-2018). Om de Pas van Dronten nu en naar de toekomst toe goed te blijven positioneren en er nog meer voordeel voor de gemeente en zijn inwoners uit te halen (bijvoorbeeld Pas van Dronten inzetten voor collectief vervoer, inzet Pas van Dronten voor Vitale centra) is het gewenst om structureel een coördinator aan te stellen.